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(Quellverweis: lifePR.de) (Kelkheim, 09.08.16)
Der Schreibtisch im Arbeitszimmer quillt über, die Aktenschränke sind voll. Da passiert es schnell, dass der Überblick über wichtige Termine wie Kündigungsfristen oder TÜV-Prüfungen verloren geht. Neben dem stressigen Alltag die Unterlagen für die anstehende Steuererklärung rauszusuchen oder sich um einen günstigeren Mobiltelefonvertrag zu bemühen, ist oftmals nicht einfach. Häufig scheitert der Vorsatz, Ordnung in die private Verwaltung zu bringen, an Zeit- und Lustmangel: Wie lässt sich das Chaos wieder unter Kontrolle bekommen? Ist die Befreiung von dem Berg Verwaltungspapier realisierbar? Wohin mit der privaten Verwaltung? Eine Möglichkeit, dem Papierberg wieder Herr zu werden, ist die Beauftragung eines so genannten Dienstleistungsbüros, eines professionellen Verwalters für Privatpersonen. Die fünf wichtigsten Fragen zu dieser neuen Dienstleistung klärt der Experte für Privatverwaltung Norbert Kettner, Geschäftsführer der Private Office GmbH.
Ein solcher Service ist für jeden sinnvoll, der das Gefühl hat, keinen Überblick über die eigenen Unterlagen zu haben. Sei es, weil er mehrere Immobilien besitzt, einen kleinen Fuhrpark in der Garage hat oder schlichtweg keine Zeit hat, Verträge und Versicherungen auf dem neusten Stand zu halten. Bei Problemen mit oder Fragen zu solchen Verwaltungsangelegenheiten führt die erste Recherche oftmals ins Internet. Zusätzlich dazu sind Freunde und Bekannte eine beliebte Anlaufstelle: "Sich bei Vertrags- oder Versicherungsfragen an Freunde oder Verwandte zu wenden, kann unangenehm sein. Wer lässt sich schon gerne in die Unterlagen schauen? Daher übergibt der potentielle Kunde solche Angelegenheiten lieber einem Profi. Dieser berät aufgrund der fehlenden emotionalen Beziehung neutraler", rät Kettner. "Ob es nur die Betreuung von Unterlagen oder die Beratung betrifft, das Vertrauen in die Arbeit von Experten spart in jedem Fall Stress und Sorgen."
"Grundsätzlich bieten sich drei Bereiche an: Zum einen die Verwaltung sämtlicher Verträge rund ums private Wohnen, wie Hausrat, Strom und Gas, aber auch Mobilfunkverträge und Mitgliedschaften können verwaltet werden", erläutert Kettner. Zum anderen kann der Kunde alle Versicherungsangelegenheiten auslagern: von Haus- und Wohnungsversicherungen über Kfz-Versicherungen bis hin zur privaten Krankenversicherung. Ebenso verwalten die Dienstleister für ihre Kunden alle Immobilien - überwachen Zahlungseingänge, erledigen Zahlungen und erstellen Nebenkostenabrechnungen. "Bei einem Mieterwechsel kümmert sich das Private Office um die Neuvermietung. Alle laufenden Korrespondenzen - mit Mietern, Dienstleistern oder Personal - betreut das Büro", führt Kettner aus.
Zuallererst die große Zeitersparnis: Stunden, die mit dem Sortieren und Aktualisieren von Unterlagen verschwendet wurden, stehen nun zur freien Verfügung. "Die vollständige Befreiung von Papierbergen ist der Luxus der heutigen Zeit", so Kettner. "Keine unliebsame Post kommt mehr an die eigene Adresse. Es muss zum Beispiel nicht mehr kontrolliert werden, ob die private Krankenversicherung die Arztrechnungen beglichen hat. Darüber hinaus schlägt das Private Office Verbesserungen der Vertragsbedingungen vor. Bei Zustimmung des Kunden passt das Büro die Verträge nach dessen Wünschen an. Durch diese Optimierungen der Verträge und Versicherungen lässt sich ein durchschnittlicher monatlicher Betrag von 7 bis 15 Prozent der ursprünglichen Ausgaben einsparen: Das können etwa 1.080 bis 3.120 Euro pro Jahr sein", erläutert Kettner.
"Vor der Entscheidung für ein bestimmtes Dienstleistungsbüro, wie das Private Office, ist es ratsam, sich über die jeweilige Website zu informieren. Im zweiten Schritt sollte ein persönliches Gespräch folgen. In diesem wird abgeklärt, welche Dienstleistungen gebraucht werden und welche Unterlagen zu betreuen sind. Im dritten Schritt folgen die Übergabe der Papiere und die Einrichtung eines Dokumentenservices. Daraufhin sind die Verwaltungspapiere jeder Zeit online durch eine App oder am Laptop abrufbar. Alle Adressen der Verträge und Versicherungen werden auf das Büro umgemeldet. Zusätzlich richtet das Büro ein Konto ein, über das sämtliche Zahlungen abgewickelt werden. Der Kunde muss diese Zahlungen nicht mehr mühsam selbst tätigen - lediglich die Gesamtsumme wird am Monatsende verrechnet", so Kettner weiter.
Das Auslagern der privaten Verwaltung hat Auswirkungen auf das gesamte Leben: "Es ist ein befreiendes Gefühl, diese Aufgaben vollständig abzugeben. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge", erklärt Kettner. "Anstatt die freie Zeit mit aufwendigem Ordnen und Aktualisieren von Unterlagen zu verbringen, ist diese nun wirklich 'Freizeit'. Darüber hinaus erinnert das Private Office seine Kunden an alle wichtigen Fristen und Termine. Im Alltag ist fast nichts von der Tätigkeit des Büros zu merken, da es völlig im Hintergrund agiert. Nur wenn sich Anpassungen anbieten, wird der Kunde benachrichtigt. Um die dann folgenden Schritte kümmert sich das Dienstleistungsbüro.